Lo que necesitas antes de empezar

Antes de meternos con los tutoriales, asegúrate de tener estas 3 cosas listas. Si no las tienes, te explicamos cómo conseguirlas:

1. Cuenta en Make.com (antes Integromat)
Make es una plataforma de automatización visual que conecta aplicaciones entre sí sin necesidad de programar. Funciona con un sistema de módulos que arrastras, conectas y configuras. El plan gratuito te permite 1.000 operaciones al mes, que es suficiente para probar. El plan Core (9 €/mes) cubre de sobra las necesidades de una pyme. Regístrate en make.com si no tienes cuenta.

2. WhatsApp Business con acceso a la API Cloud
No basta con tener WhatsApp Business instalado en el móvil. Para que Make pueda enviar y recibir mensajes automáticamente, necesitas acceder a la API de WhatsApp Business Cloud, que es gratuita y la gestiona Meta. Para activarla necesitas una cuenta de Meta Business Suite (business.facebook.com) y seguir el proceso de verificación de negocio. Si ya tienes una página de Facebook de tu negocio, estás a medio camino.

3. API Key de OpenAI
Necesitas una cuenta en platform.openai.com y generar una API key. OpenAI cobra por uso (no es suscripción fija): cada respuesta de ChatGPT cuesta aproximadamente 0,002 € con el modelo gpt-4o-mini. Para un negocio con 50 consultas diarias, el coste mensual ronda los 3-5 €. Es insignificante comparado con el ahorro de tiempo.

AUTOMATIZACIÓN 1: Chatbot de WhatsApp con IA que responde a tus clientes 24/7

Esta automatización hace lo siguiente: cuando un cliente envía un mensaje a tu WhatsApp Business, Make lo recibe, se lo pasa a ChatGPT con el contexto de tu negocio, ChatGPT genera una respuesta personalizada y Make la envía de vuelta al cliente por WhatsApp. Todo en menos de 10 segundos, sin intervención humana.

Paso 1 — Crear un escenario nuevo en Make

Entra en make.com, haz clic en "Create a new scenario" (botón azul arriba a la izquierda). Se abrirá el lienzo vacío donde vas a construir el flujo.

Paso 2 — Añadir el módulo trigger: WhatsApp Business Cloud → Watch Events

Haz clic en el círculo "+" del lienzo y busca "WhatsApp Business Cloud". Selecciona el módulo "Watch Events". Este módulo es el disparador (trigger) del escenario: se activa automáticamente cada vez que alguien envía un mensaje a tu número de WhatsApp Business.

Al añadirlo, Make te pedirá crear una conexión con tu cuenta de WhatsApp Business Cloud:

1. Haz clic en "Add" junto a Connection.

2. Selecciona "WhatsApp Business Cloud" como tipo de conexión.

3. Introduce tu Token de acceso permanente y tu Phone Number ID. Ambos los encuentras en tu cuenta de Meta Business Suite → WhatsApp → Configuración de la API.

4. Haz clic en "Save".

5. Make generará una URL de webhook. Copia esa URL y pégala en la configuración de webhooks de tu app de WhatsApp en Meta Business Suite (Meta for Developers → tu app → WhatsApp → Configuration → Callback URL).

A partir de ahora, cada mensaje que llegue a tu WhatsApp Business disparará este módulo.

Paso 3 — Añadir el módulo de IA: OpenAI (ChatGPT) → Create a Chat Completion

Haz clic en el "+" que aparece a la derecha del módulo anterior y busca "OpenAI". Selecciona "Create a Chat Completion".

Configuración del módulo:

1. Connection: haz clic en "Add", pega tu API Key de OpenAI y guarda.

2. Model: selecciona gpt-4o-mini (rápido, barato y suficiente para atención al cliente). Si necesitas más potencia, usa gpt-4o.

3. Messages: aquí defines el comportamiento de tu chatbot. Añade dos mensajes:

Mensaje 1 (System):

Eres el asistente virtual de [NOMBRE DE TU NEGOCIO]. Respondes en español, con tono amable y profesional. Tu objetivo es ayudar a los clientes con información sobre servicios, horarios, precios y disponibilidad.

Información del negocio:
- Nombre: [Tu negocio]
- Servicios: [lista tus servicios principales]
- Horario: [tu horario]
- Dirección: [tu dirección]
- Teléfono: [tu teléfono]
- Web: [tu web]

Mensaje 2 (User): aquí enlazas el texto del mensaje que envió el cliente. Usa la variable dinámica del módulo anterior: haz clic en el campo y selecciona el valor que contiene el texto del mensaje entrante (normalmente aparece como Messages[]: Body o Text Body del módulo Watch Events).

4. Max Tokens: pon 300 (suficiente para una respuesta corta y concisa).

5. Temperature: pon 0.7 (equilibrio entre creatividad y consistencia).

Paso 4 — Añadir el módulo de respuesta: WhatsApp Business Cloud → Send a Message

Añade otro módulo buscando de nuevo "WhatsApp Business Cloud" y selecciona "Send a Message".

Configuración:

1. Connection: selecciona la misma conexión que creaste en el Paso 2.

2. To: usa la variable dinámica del módulo Watch Events que contiene el número de teléfono del remitente (suele aparecer como Messages[]: From).

3. Type: selecciona "Text".

4. Body: haz clic en el campo y selecciona la variable dinámica del módulo de OpenAI que contiene la respuesta generada (normalmente Result o Choices[]: Message: Content).

Paso 5 — Activar y probar

1. Haz clic en "Run once" (botón de play abajo a la izquierda) para probar el escenario manualmente.

2. Envía un mensaje desde otro teléfono a tu WhatsApp Business.

3. Verifica que el flujo se ejecuta correctamente: el mensaje llega al módulo Watch Events → pasa a OpenAI → la respuesta se envía de vuelta por WhatsApp.

4. Si todo funciona, activa el escenario haciendo clic en el toggle "ON" abajo a la izquierda.

5. Configura la frecuencia de ejecución: para un chatbot de respuesta inmediata, selecciona "Immediately" (solo disponible con webhooks, que es el caso).

Tu chatbot de WhatsApp con IA ya está funcionando.

Mejoras opcionales que puedes añadir después

• Filtro horario: añade un módulo Router después del trigger con un filtro que detecte si es horario laboral o no. Si es horario laboral, reenvía el mensaje a un humano en vez de a la IA. Si es fuera de horario, deja que la IA responda.

• Guardar conversaciones: añade un módulo de Google Sheets después de cada respuesta para guardar un log con fecha, número del cliente, pregunta y respuesta. Te servirá para mejorar el prompt y para tener un CRM básico.

• Derivar a humano: si la IA detecta que el cliente pide algo complejo (ej. una queja), puedes configurar un filtro que reenvíe el mensaje a tu móvil o a un email en vez de responder automáticamente.

  
  

AUTOMATIZACIÓN 2: Responder automáticamente a las reseñas de Google con IA

Esta automatización vigila las nuevas reseñas de Google Business Profile, las clasifica por puntuación (positiva o negativa), genera una respuesta personalizada con ChatGPT y la publica automáticamente.

¿Por qué importa? Google confirma que responder a las reseñas mejora tu posicionamiento local. Una reseña sin responder es una oportunidad perdida de SEO local y de confianza. Pero responder 15 reseñas al mes a mano, con un tono coherente y sin repetirse, consume tiempo. Esta automatización lo hace por ti en segundos.

Paso 1 — Crear un escenario nuevo en Make

Igual que antes: make.com → "Create a new scenario".

Paso 2 — Añadir el trigger: Google My Business → Watch Reviews

Busca "Google My Business" en los módulos y selecciona "Watch Reviews".

Configuración:

1. Connection: haz clic en "Add" y autoriza tu cuenta de Google (debe ser la misma que gestiona la ficha de Google Business Profile del negocio).

2. Account: selecciona la cuenta de Google My Business que aparezca en el desplegable.

3. Location: selecciona la ficha del negocio concreto.

4. Limit: pon 10 (procesa hasta 10 reseñas nuevas por ejecución).

Programa el escenario para que se ejecute cada 15 minutos o cada hora (suficiente para que las respuestas parezcan rápidas pero no instantáneas, lo cual sería sospechoso).

Paso 3 — Añadir un Router para clasificar reseñas

Añade un módulo "Router" después del trigger. El Router permite crear caminos distintos según la puntuación de la reseña.

Crea dos rutas:

Ruta 1 — Reseñas positivas (4-5 estrellas):
Haz clic en la línea que sale del Router, selecciona "Set up a filter" y configura:

• Condition: Star Rating → is greater than or equal to → 4

• Etiqueta: "Positiva"

Ruta 2 — Reseñas negativas (1-3 estrellas):
Otra línea desde el Router:

• Condition: Star Rating → is less than → 4

• Etiqueta: "Negativa"

  
  

Paso 4 — Añadir OpenAI en cada ruta con prompts distintos

En la Ruta 1 (positiva), añade un módulo OpenAI → "Create a Chat Completion":

System prompt para reseñas positivas:

Eres el gestor de reputación online de [NOMBRE DEL NEGOCIO]. Genera una respuesta a una reseña positiva de Google.

Reglas:
- Agradece al cliente por su nombre si aparece.
- Menciona algo específico de lo que ha dicho en su reseña para que no parezca genérica.
- Máximo 3 frases.
- Tono cálido y profesional.
- No uses emojis.
- Firma como "El equipo de [Nombre del negocio]

User message: enlaza la variable dinámica Review Comment del módulo Watch Reviews.

En la Ruta 2 (negativa), añade otro módulo OpenAI con un prompt distinto:

System prompt para reseñas negativas:

Eres el gestor de reputación online de [NOMBRE DEL NEGOCIO]. Genera una respuesta a una reseña negativa de Google.

Reglas:
- Agradece al cliente por su feedback.
- Muestra empatía sin reconocer culpa directamente.
- Ofrece resolver el problema invitándole a contactar directamente por email o teléfono.
- Máximo 3-4 frases.
- Tono profesional y empático, nunca defensivo.
- No discutas con el cliente.
- Firma como "El equipo de [Nombre del negocio]

Paso 5 — Publicar la respuesta: Google My Business → Reply to a Review

En cada ruta, después del módulo de OpenAI, añade un módulo de Google My Business → "Reply to a Review".

Configuración:

1. Connection: la misma que usaste en el Paso 2.

2. Account: el mismo.

3. Location: la misma.

4. Review: enlaza la variable dinámica Review Name o Review ID del módulo Watch Reviews.

5. Comment: enlaza la variable dinámica con la respuesta generada por OpenAI (Choices[]: Message: Content).

   
   

Paso 6 — Probar y activar

1. Haz clic en "Run once".

2. Si no tienes reseñas nuevas para probar, puedes pedir a alguien que deje una reseña de prueba (y luego borrarla).

3. Revisa que la respuesta generada tiene sentido, que menciona lo que dijo el cliente y que el tono es correcto.

4. Si todo está bien, activa el escenario y configura la ejecución programada (cada 30 min o cada hora es un buen intervalo).

   
   

Consejo de seguridad importante

Las primeras 2 semanas, añade un paso intermedio antes de publicar: en vez de publicar directamente, envía la respuesta generada a tu email o a un canal de Slack para revisarla manualmente antes de que se publique. Esto te permite ajustar los prompts si detectas respuestas que no te convencen. Cuando estés satisfecho con la calidad, quita el paso intermedio y deja que se publiquen automáticamente.

Para implementar esto, añade un módulo "Email → Send an Email" o "Slack → Send a Message" entre el módulo de OpenAI y el de Reply to a Review, y temporalmente desactiva el módulo de Reply.

Cuánto cuesta tener estas 2 automatizaciones funcionando

Vamos con números reales para que no haya sorpresas:

Make.com: el plan Core cuesta 9 €/mes e incluye 10.000 operaciones. Cada ejecución del chatbot de WhatsApp consume 3 operaciones (recibir + IA + responder). Cada ejecución de reseñas consume 3-4 operaciones. Un negocio con 30 mensajes de WhatsApp al día y 15 reseñas al mes usaría unas 2.800 operaciones mensuales. Entra de sobra en el plan Core.

OpenAI: con el modelo gpt-4o-mini, cada respuesta cuesta aproximadamente 0,002 €. Para 900 mensajes de WhatsApp al mes + 15 respuestas a reseñas, el coste mensual es de menos de 2 €.

WhatsApp Business API: la API Cloud de Meta es gratuita para mensajes dentro de la ventana de 24 horas (cuando el cliente te escribe primero y tú respondes). Solo pagas si inicias tú la conversación (marketing proactivo), y el coste es de unos 0,04 € por conversación en España.

Total estimado: 11-15 €/mes para tener un chatbot 24/7 + respuestas automáticas a reseñas. Compare eso con contratar a alguien para hacer lo mismo manualmente.

Lo que estas automatizaciones hacen por tu negocio

No se trata solo de ahorrar tiempo (que también). Se trata de lo que tu negocio gana cuando responde en 10 segundos en vez de en 6 horas:

Más conversiones desde WhatsApp. WhatsApp tiene un 98 % de tasa de apertura frente al 20 % del email. Si un cliente potencial te escribe a las 22:00 preguntando por tu servicio y recibe una respuesta útil en 10 segundos, la probabilidad de que reserve es infinitamente mayor que si le contestas al día siguiente cuando ya ha contactado a tu competencia.

Mejor posicionamiento local en Google. Google confirma que responder a reseñas mejora tu visibilidad en búsquedas locales. Un negocio que responde al 100 % de sus reseñas, con respuestas personalizadas y rápidas, transmite profesionalidad y señala a Google que el negocio está activo y cuida a sus clientes.

Ahorro real. Un chatbot de WhatsApp reduce el coste por consulta de 4-8 € (agente humano) a menos de 0,01 € (IA + Make). Para un negocio con 50 consultas diarias, eso son más de 24.000 € anuales de ahorro.

¿Y si no quiero montarlo yo?

Entendemos que no todos los negocios tienen tiempo o ganas de meterse con Make, APIs y prompts. Precisamente es lo que hacemos en BCL IA: diseñamos, montamos y mantenemos automatizaciones con inteligencia artificial para negocios en Asturias y toda España.

Si prefieres que lo montemos nosotros, te lo dejamos funcionando en menos de una semana. Y si prefieres aprender a hacerlo tú, este artículo es tu punto de partida.