Preguntar cuánto cuesta un chatbot y recibir tres presupuestos que van de 900 € a 4.500 € es la experiencia habitual de cualquier pyme que se plantea esto. Y casi nunca hay un estafador en la lista: cada uno vende una cosa distinta con el mismo nombre. Uno te cobra un formulario con respuestas prefabricadas, otro un asistente conectado a tu agenda y a tu WhatsApp, y el tercero una licencia mensual que tú tendrás que configurar. Los tres son «un chatbot». Ninguno hace lo mismo.

Aquí tienes el precio de cada nivel, las partidas que hay debajo de la cifra, el coste mensual que aparece después de la factura de montaje y los plazos reales. Todos los importes son rangos orientativos para pymes, basados en lo que presupuestamos nosotros en Asturias: no son tarifas oficiales ni un estudio publicado.

Por qué nadie te da un precio cerrado por teléfono

Un chatbot no es un producto, es una integración. El coste no está en la conversación, está en lo que hay detrás: si consulta tu agenda, si escribe en tu CRM, si pasa a una persona cuando se atasca. Dos chatbots que por fuera responden igual pueden llevar 6 horas de trabajo o 60 por dentro.

Las tres preguntas que marcan el grueso del presupuesto puedes contestártelas hoy: ¿solo responde o también hace cosas? (reservar, cotizar, consultar un pedido), ¿por dónde habla? (web, WhatsApp, Instagram) y ¿con qué sistemas tuyos se conecta? (ninguno, agenda, CRM, ERP). Llega con esas respuestas a la reunión y el presupuesto deja de ser un misterio.

Los tres niveles reales y cuánto cuesta cada uno

Casi todo lo que nos piden cae en uno de estos tres cajones. Rangos de montaje (pago único), IVA aparte, estimaciones nuestras para pymes y negocios locales:

• Nivel 1 — Chatbot de respuestas (400 € a 1.200 €). Contesta preguntas frecuentes en tu web o tu WhatsApp: horarios, precios, dónde estáis, qué servicios dais. No consulta ni reserva nada. El escalón de entrada honesto para quien quiere dejar de escribir lo mismo veinte veces al día.

• Nivel 2 — Asistente que gestiona (1.500 € a 4.000 €). Además de responder, hace: recoge datos, comprueba huecos en una agenda real, crea la cita, manda la confirmación y deriva a un humano cuando la cosa se sale del guion. Aquí empieza el ahorro de horas, y es el nivel que más montamos.

• Nivel 3 — Sistema conectado a tu operativa (4.000 € a 12.000 € o más). Entra en tu ERP o CRM, consulta stock o expedientes, aplica reglas de negocio y trae automatizaciones que ya no son «chat»: informes, recordatorios, sincronizaciones. Es la frontera con los agentes de IA que ejecutan tareas por su cuenta.

Si te han pasado 400 € pero necesitas nivel 2, no has encontrado un chollo sino un problema para dentro de dos meses. Y al revés, pagar 5.000 € por contestar horarios es tirar el dinero. Los proyectos que salen mal casi nunca fallan por el precio: fallan porque el nivel contratado no era el que hacía falta.

Qué incluye de verdad el precio de montaje

Un «chatbot: 2.400 €» debería venir desglosado así. Si no lo está, pídelo: es la forma más rápida de comparar dos ofertas que parecen iguales.

• Análisis y guion (15-20% del total). Definir qué preguntan tus clientes, qué debe contestar, qué no debe contestar nunca y cuándo pasa a una persona. Lo más barato de hacer y lo más caro de saltarse.

• Base de conocimiento (10-15%). Cargarle servicios, precios, condiciones y zonas. Solo es tan bueno como lo que le cuentas.

• Integraciones (25-40%). Agenda, CRM, hoja de cálculo, correo, pasarela. La partida que dispara o hunde un presupuesto.

• Canal y despliegue (10%). Ponerlo en la web, o darlo de alta en la API oficial de WhatsApp Business con la verificación que exige Meta.

• Pruebas y ajuste (15-20%). Dos semanas de conversaciones reales corrigiendo lo que entiende mal. Sin esto funciona en la demo y falla con el primer cliente.

• Cumplimiento legal (5-10%). Aviso de que hablas con una IA, RGPD, conservación de conversaciones. Desde 2026 no es opcional: lo detallamos en las obligaciones del reglamento europeo de IA.

• Formación (5%). Que alguien de tu equipo cambie un horario sin llamarnos.

El coste mensual que casi nadie te enseña en la primera reunión

Esta es la parte que más disgustos da. Un chatbot con IA tiene coste recurrente sí o sí, aunque lo pagues entero de golpe, porque consume servicios de terceros:

• Modelo de IA (5 € a 60 €/mes en una pyme normal). Se paga por uso: cada conversación consume «tokens». Con 300-500 conversaciones al mes estás en la parte baja. Si te dicen que la IA es gratis, o es un plan de prueba o no te lo han contado.

• Plataforma de mensajería (0 € a 40 €/mes, más lo de Meta). Si va por WhatsApp hay una capa que conecta tu número con el bot, y Meta cobra por ciertos mensajes con tarifas que revisa cada cierto tiempo: pide que te las pongan por escrito con un ejemplo de tu volumen, no un «depende».

• Motor de automatización (0 € a 30 €/mes). Make, n8n o similar, si el bot ejecuta acciones. Comparamos las opciones en n8n, Make o Zapier: cuál elegir.

• Mantenimiento (60 € a 300 €/mes). Revisar conversaciones fallidas, actualizar precios y ajustar respuestas. Sin esto se degrada: tu negocio cambia y él no.

Suma realista para una pyme de nivel 2 con mantenimiento: entre 100 € y 250 € al mes. Si te ofrecen «todo incluido por 49 €/mes», mira el límite de conversaciones: la factura se multiplica justo el mes que más trabajo te entra.

Cuánto se tarda en montarlo: plazos por fase

Plazos nuestros, contando con que el cliente responde en 48 horas cuando le pedimos algo (de ahí vienen casi todos los retrasos):

• Nivel 1: de 5 a 10 días laborables. Dos reuniones, un guion, publicación.

• Nivel 2: de 3 a 5 semanas. Semana 1 análisis y guion; 2-3 montaje e integraciones; 4 pruebas internas; 5 en producción con vigilancia.

• Nivel 3: de 6 a 12 semanas. Depende de terceros: quien lleva tu ERP, quien autoriza los accesos.

Y hay un plazo que no controla nadie: la verificación de empresa de Meta para usar WhatsApp con la API oficial. Suele resolverse en días, pero se alarga si los datos fiscales no cuadran con los del registro; empieza ese trámite el primer día. Si dudas entre WhatsApp y la web, te ayuda nuestra guía de asistentes en WhatsApp Business.

La cuenta de la vieja: cómo saber si te sale a cuenta

Olvida los porcentajes de ahorro de folleto. Haz este cálculo con tus números en cinco minutos:

• 1. Cuenta las consultas repetidas. Abre el WhatsApp del negocio de la última semana y cuenta los mensajes de horarios, precios, disponibilidad o «¿hacéis tal cosa?». Multiplica por cuatro.

• 2. Ponles tiempo. Entre leer, contestar y volver a lo que estabas, cada consulta se come de 2 a 4 minutos. 200 al mes son entre 7 y 13 horas.

• 3. Ponles precio. A 15 €/hora de coste interno, entre 100 € y 200 € al mes. Con el gerente contestando de noche, más.

• 4. Suma lo que se escapa. Suele pesar más que lo anterior: los mensajes de fuera de horario que nadie contesta hasta el día siguiente. Si de diez consultas de sábado pierdes una que habría sido cliente, multiplica por tu ticket medio. Un cliente al mes ya paga el mantenimiento.

Con esas cifras sabes en cuántos meses se amortiza el montaje. En nuestros proyectos de nivel 2 lo normal es entre 6 y 12 meses; si te sale más de 18, hay palancas más baratas — lo vemos en cuánto invertir en marketing digital en un negocio local.

Cuándo NO deberías montar un chatbot

Dormimos mejor diciendo esto que vendiendo un proyecto condenado. No lo montes si:

• Recibes menos de 50 consultas al mes. No hay volumen que amortizar. Arregla antes la captación.

• Tu problema no es contestar, es cerrar. Si te escriben y no compran, el cuello de botella es el precio, la oferta o el seguimiento. Un bot rápido solo da «no» más rápido.

• No tienes claros tus precios y condiciones. Si no puedes escribirlos, el chatbot no puede decirlos, y un bot que improvisa condiciones comerciales es un riesgo.

• Nadie va a mantenerlo. Sin un responsable interno, en seis meses da precios del año pasado.

En esos casos casi siempre hay una automatización más simple y barata que resuelve el mismo dolor: tienes ejemplos en qué puede automatizar de verdad un negocio local.

Cómo pedir presupuesto sin que te la cuelen

Copia estas seis preguntas y mándalas tal cual a quien te presupueste. Las respuestas dicen más que el precio:

• ¿El precio incluye las integraciones o van aparte? Es la partida que más se «olvida».

• ¿Qué coste mensual tendré el mes 2, con mi volumen estimado? Con una cifra, no con un «depende del uso».

• ¿De quién son las cuentas del modelo de IA y de la plataforma? A nombre de la agencia, cambiar de proveedor te obliga a rehacerlo todo.

• ¿Qué pasa cuando el bot no sabe algo? La respuesta correcta es «lo dice y pasa a una persona», no «se lo inventa».

• ¿Cómo se identifica como IA, dónde se guardan las conversaciones y en qué país?

• ¿Me enseñáis uno funcionando de otro cliente? Pide un número real al que escribir, no una demo.

Si prefieres ese desglose aplicado a tu caso, con las horas de cada partida a la vista, cuéntanos qué necesitas y te devolvemos un presupuesto abierto.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta un chatbot?

Para una pyme española, el montaje va de 400 € a 1.200 € si solo responde preguntas, de 1.500 € a 4.000 € si además reserva citas o consulta datos, y de 4.000 € en adelante si se conecta a un ERP o CRM. Rangos orientativos nuestros, IVA aparte, y a todos hay que sumarles el coste mensual.

¿Cuánto cuesta un chatbot con inteligencia artificial frente a uno «de botones»?

El de botones (árboles de opciones fijas) es más barato, pero solo entiende lo que has previsto. El de IA nos suele salir entre un 30% y un 50% más caro porque hay que definir su comportamiento, ponerle límites, probarlo y pagar el consumo del modelo. La diferencia se nota cuando el cliente escribe como escribe la gente: con faltas y preguntando dos cosas a la vez.

¿Qué incluye el precio de un chatbot?

Siete partidas: análisis y guion, base de conocimiento con tus datos, integraciones, despliegue en el canal, dos semanas de pruebas reales, cumplimiento legal (identificación como IA y RGPD) y formación. Lo que casi nunca incluye: el consumo mensual del modelo, las tarifas de Meta si va por WhatsApp y el mantenimiento.

¿Cuánto se tarda en montar un chatbot?

De 5 a 10 días laborables uno de respuestas; de 3 a 5 semanas uno que gestione citas o datos; de 6 a 12 semanas si toca sistemas internos. El retraso más frecuente no es técnico: es esperar a que el cliente entregue precios y accesos.

¿Merece la pena un chatbot para una pyme?

Sí, si recibes más de 50-100 consultas repetidas al mes, si pierdes mensajes fuera de horario o si el teléfono te roba tiempo de producción. No, si tu problema es que no te escribe nadie, si no tienes tus condiciones claras o si nadie va a mantenerlo. Para el contexto del canal, empieza por chatbots de IA para negocios locales.

¿Te pasamos un presupuesto con las horas y los costes mensuales a la vista? Escríbenos y te decimos en cuál de los tres niveles estás y si te compensa — incluso si la respuesta es que todavía no.